ヒロキからご報告です!

とりきち横丁のひろきです。

このブログでは大変ご無沙汰です。

当方の名前は国内発送品の確認メール、入金確認・発送完了のメールでご覧になった方もいらっしゃるかと思います。

とりきち横丁に入って10ヶ月あまり。ここで、これまでやってきたことを振り返ってみたいと思います。

入金確認メール、発送完了メール(ドイツ発送品)


従来は、一つ一つ個別のメールとして送信していました。そこでは発送地のドイツ・国内、発送の通常・優先によって種別が幾つもある状態でした(昔の西武池袋線、通勤時間帯状態です)。

1日あたりのご入金件数が少なければこのままでもよかったのですが、30件を超えると、もはや「メールを当日に送信しきれない」という事態に陥っていました。

ここで「お客さまにとって本当は何が必要か」という視点から考えました。お支払いいただいたお金を確認しました、お品物の発送が完了しました+お荷物番号の情報を、いち早くお知らせすることが本質と思い至りました。

そこで、「文面を共通化し、通信販売管理システム経由でメール送信する」ことによって、ご入金、発送件数が多くても、かならず当日中に送信できるようになりました。

プリペイド台帳のオンライン化

これまで店員一同がエクセルで管理していたのですが、共有にドロップボックスを使用していたため、「競合コピー」が勝手にできてしまう欠点がありました(詳細はhttps://www.dropbox.com/ja/help/36)。

・どうしたら複数人が同時に入力しても大丈夫になるか、

ここから始まりました。さらに

・300名以上のお客様のお名前から直接当該ファイルに飛べないか、

・お客様にいつでも直接みられるようにしたらいいんじゃないの?

これらを実現するためにファイルのオンライン化を進めました。

いろいろ調べた末、元ファイルがエクセルということもありそのまま移行できるエクセルオンライン使用としました。

既存ファイルをシートごとに分割、プライバシー保護のための改変、式の調整など地味な作業をコツコツとようやく300件余が完了しました。

まずは社内使用で検証し、その後お客様にいつでも残高情報をご覧いただけるようにしていく予定です。

宛名状印刷

従来は手押しのハンコであったドイツからの送り状を印刷化しました! バードシッターズでも協力いただいている川井田兄弟の弟さんのおかげです!

綺麗なフォントにカーニング※もしっかりと芸が細かい、丁寧な仕上がりです。

※文字同士の間に不自然な空白が入らないよう、文字間隔をバランスよく調整すること。

これまでは当方が1枚1枚、ひたすら手押しで作成していました。ハンコは合計3種類、更に1箇所手書きのチェック欄です。100枚1束を仕上げるのに、チャップリンの『モダンタイムス』とまでは行きませんでしたが、どう頑張っても14分を切ることができません…。

しかも、これで1週間持つかどうか…。しかも手押しですと、どうしても位置や濃淡のばらつきが避けられません。

これで「ちょっとおしゃれになった」と言ってもらえたら、と密かに期待しています。この10ヶ月を振り返ってみると、最初は混乱の極みでした。とりきち横丁は、どんどんとサービスを拡充していったため、新規に入った者には、当初は迷宮状態でした。

また前任のようこさんからの引き継ぎに時間がなかったため、シード詰めや梱包、確認メールといったことを殆どやらずに、いきなり「司令塔」になったせいもあると思います。

あとは業務の正確性、次いで速度を向上させ、そして最近ではこういった「改革」(大げさですね)にも少しづつ手を付けられるようになってきた次第です。

これからもお客様に魅力的なお品物を、少しでも早くお届けできるように、また仕組みをよりわかりやすいものにして、ご利用しやすいとりきち横丁を目指して、力を尽くしてまいります。

今後共、どうぞよろしくお願いいたします。

ひろき
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Author:横丁スタッフ
ドイツ・ベルリンにある
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